Huisregels studiezaal
U bent van harte welkom bij het Stadsarchief Vlaardingen. Bij uw onderzoek willen wij u graag van dienst zijn. Van onze kant vragen wij u enkele huisregels in acht te nemen. Deze regels staan in het ‘Studiezaalreglement’, waarvan de tekst hier volgt.
Vrije en kosteloze raadpleging
1. De archieven en verzamelingen die het Stadsarchief beheert, zijn behoudens wettelijke beperkingen openbaar, dat wil zeggen dat ze door iedereen vrij en kosteloos mogen worden ingezien, overgeschreven en samengevat.
2. Bronbestanden die bij wijze van schaduwarchief ook op microfiche of in de vorm van fotokopieën aanwezig zijn, worden de archiefgebruikers slechts dan in originali in handen gegeven, wanneer fiche of kopie, naar het oordeel van de studiezaalbeheerder, onbruikbaar is.
Bezoek en inzage documenten
3. Voor het raadplegen enzovoort van de archieven en verzamelingen (studiezaal I) en de collectie van de Topografisch Historische Atlas (studiezaal II) is het Stadsarchief open op dinsdag, donderdag en vrijdag van 10.00-17.00 uur.
4. Wanneer de studiezalen vol zijn, moeten de volgende archiefgebruikers wachten tot er plaats vrij komt.
5.
- Archiefbezoekers vullen bij hun eerste bezoek in een kalenderjaar een bezoekerskaart in en ondertekenen die.
- Op de bezoekerskaart worden vermeld: naam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres en doel van het bezoek.
- Door ondertekening van de bezoekerskaart verklaart de archiefbezoeker op de hoogte te zijn van en zich te zullen houden aan het archiefrecht en dit reglement in het bijzonder.
6. Overjassen, koffers, tassen en andere grote voorwerpen mogen niet naar de studiezalen worden meegenomen, maar kunnen respectievelijk in de garderobe en in de kluisjes in de gang worden achtergelaten. Het Stadsarchief is niet aansprakelijk voor het zoekraken van meegebrachte eigendommen. Huisdieren worden niet toegelaten in de studiezalen.
7. In de studiezalen mag door de archiefbezoekers niet worden gegeten en gedronken. In de kantine is koffie/thee verkrijgbaar en daar kunnen meegebrachte etenswaren worden genuttigd. Mobiele telefoons dienen in de studiezaal uitgezet te worden.
8. Archiefbezoekers mogen zonder toestemming van het archiefpersoneel niet in de ruimten komen die niet voor het publiek zijn bestemd. Bij constatering van diefstal zal de politie worden gewaarschuwd.
9. Aan archiefbezoekers worden (als regel) niet meer dan drie eenheden archiefbescheiden en/of andere documenten tegelijkertijd ter inzage gegeven.
10. Archiefbescheiden en andere documenten worden tot een kwartier voor sluitingstijd ter inzage gegeven.
11. Archiefbezoekers dienen alles na te laten waardoor documenten schade kunnen lijden, zoals: vouwen, ontvouwen, leunen op, openbuigen, als onderlegger voor het schrijven gebruiken, er op schrijven of er paperclips aan hechten, met natte vingers omslaan, er zware boeken bovenop leggen. De volgorde van bronbestanden die uit losse bescheiden bestaan, mag door archiefbezoekers niet worden gewijzigd, ook al komt hen die onjuist voor.
12. Een verzoek tot raadpleging van archiefbescheiden of andere documenten kan worden afgewezen indien de documenten naar het oordeel van de stadsarchivaris de aanvrager niet veilig kunnen worden toevertrouwd of wanneer de toestand van de bescheiden zich tegen raadpleging verzet.
- Inzage kan bovendien worden geweigerd wanneer het om bescheiden gaat waarvan op grond van belangen- of privacybescherming de openbaarheid is beperkt of uitgesteld, zulks voor ten hoogste honderd jaar.
- Wie de bepalingen uit de artikelen 5-8 en 11 niet naleeft, kan de toegang tot de studiezalen worden ontzegd.
Inlichtingen
13. Aan de beantwoording van via contactformulieren gestelde vragen, die (naar het oordeel van de stadsarchivaris) niet uitsluitend het algemeen belang dienen, wordt in beginsel ten hoogste één uur per vraag en per vragensteller hooguit vijf uur per jaar besteed.
14. Telefonisch gevraagde informatie wordt alleen verstrekt als ze van zo eenvoudige aard is, dat ze onmiddellijk en zonder zoekwerk kan worden gegeven.
Reproducties
15. Aan archiefgebruikers kunnen fotokopieën en scans worden geleverd voor in de gemeentelijke legesverordening vastgestelde prijzen.
- Fotokopieën worden alleen gemaakt als de materiële toestand van de documenten het toelaat.
- Met het oog op beschadigingsgevaar mogen niet worden gefotokopieerd:
- banden en delen dikker van vijf centimeter;
- kranten;
- andere documenten die naar het oordeel van de stadsarchivaris te kwetsbaar zijn om te fotokopiëren.
16. Archiefbezoekers mogen niet zelf de kopieerapparatuur bedienen, uitgezonderd wat betreft het maken van microfichekopieën.
- Zelf (digitaal) fotograferen en/of scannen wordt archiefgebruikers toegestaan; hieraan zijn geen kosten verbonden.
17. Fotokopieën en scans kunnen tot een kwartier voor sluitingstijd worden besteld. Onmiddellijke levering van fotokopieën en scans is niet altijd mogelijk.
Auteursrechten
18. Wie gegevens en/of afbeeldingen van documenten in beheer bij het Stadsarchief publiceert, is bij uitsluiting van alle anderen verantwoordelijk voor zijn of haar publicatie.
- De gemeente en/of het Stadsarchief zijn niet aansprakelijk voor vorderingen uit auteursrechten ter zake van publicaties als bovengenoemd.
- Het is goed gebruik dat wie uit bronbestanden van het Stadsarchief publiceert, het Stadsarchief een exemplaar van de publicatie schenkt.
19. Indien de te reproduceren en te publiceren afbeeldingen (foto’s, tekeningen en grafiek) vallen onder het auteursrecht/copyright van iemand anders dan het Stadsarchief, dan dient door de archiefgebruiker zelf toestemming voor publicatie te worden gevraagd en het geldende tarief aan publicatierechten te worden betaald.
- Wanneer de maker niet te achterhalen valt of niet bekend is wie het auteursrecht bezit, worden reproducties slechts geleverd mits de aanvrager zich bij uitsluiting van de gemeente en het Stadsarchief aansprakelijk stelt.
20. Op hetgeen uit de archieven en verzamelingen van het Stadsarchief wordt gepubliceerd, verwerft de schrijver geen auteursrecht in die zin te verstaan, dat door het Stadsarchief geleverde gegevens door iedereen vrijelijk opnieuw mogen worden gepubliceerd.
21. Bij afbeelding van materiaal van het Stadsarchief in publicaties dient te worden vermeld: ‘Collectie Stadsarchief Vlaardingen’.
Uitlening
22. Archiefbescheiden, handschriften, kranten, films, video- en geluidsbanden, foto’s, tekeningen, kaarten, grafiek en andere informatiedragers worden ter zake van raadpleging of expositie in beginsel alleen uitgeleend aan andere archiefdiensten, bibliotheken, musea en daarmee gelijk te stellen culturele en wetenschappelijke instellingen met een openbare functie.
- Boeken en tijdschriften worden niet uitgeleend aan particulieren.
- Archiefbescheiden en andere documenten worden te allen tijde uitgeleend aan de instelling of de persoon die ze heeft gevormd of geschonken.
23. Uitleningen worden vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst van bruikleen.
- In die overeenkomst kan de waarde van het uitgeleende worden vermeld.
- De bruiklener is het bedrag van die waarde volledig verschuldigd bij verlies of tenietgaan van het uitgeleende, en bij beschadiging voor een evenredig deel naar redelijkheid en billijkheid.
- Waarden en schaden worden door de stadsarchivaris bepaald.
- Bij uitlening kan door de stadsarchivaris een borgsom worden gevraagd, die tegen afgifte van een kwitantie geïnd kan worden en die onmiddellijk na afloop van de uitlening wordt gerestitueerd.
- De uitlening is aan een termijn gebonden. Bij overschrijding van deze termijn wordt een boete opgelegd.
- Uitlening vindt uitsluitend plaats onder de condities zoals vermeld in ‘voorwaarden tot uitlening van foto’s en archivalia’, die afgedrukt staan op het aanvraagformulier.
24. Bij expositie van documenten van het Stadsarchief dient op de tentoonstelling en in de catalogus te worden vermeld: ‘Collectie Stadsarchief Vlaardingen’.
25. Wie iets leent, dient alles na te laten waardoor de archiefbescheiden of andere documenten schade kunnen lijden.
- De volgorde van losbladige bescheiden die tezamen als een eenheid dienen te worden beschouwd en aldus zijn beschreven of gealfabetiseerd, mag niet worden gewijzigd, ook niet als die volgorde naar de mening van de gebruiker onjuist is.
26. De bruiklener die de bepalingen betreffende de uitlening en het gebruik niet naleeft, kan door de stadsarchivaris van verdere uitleningen worden uitgesloten, terwijl lopende uitleningen onmiddellijk vervallen.
27. Uitlening van archiefbescheiden en andere documenten kan bovendien worden geweigerd indien:
- de toestand, de omvang of de bijzondere betekenis van de bescheiden een beletsel vormen;
- de bescheiden niet bij het Stadsarchief kunnen worden gemist;
- de gegevens voor de verkrijging waarvan uitlening wordt gevraagd van zo eenvoudige aard zijn dat zij zonder uitlening kunnen worden verstrekt;
- de bescheiden, naar het oordeel van de stadsarchivaris, de aanvrager niet veilig kunnen worden toevertrouwd.
Uitleg van dit reglement
28. Bij verschil van mening over de uitleg van dit reglement en beslissingen op grond daarvan, en ook wat betreft punten die dit reglement niet vermeldt, maar die er naar hun aard in zouden kunnen staan, beslist de stadsarchivaris.
- Ter zake van diens beslissingen kan bij burgemeester en wethouders in beroep worden gegaan.
Slotartikel
29. Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2024.
Het kan worden aangehaald als Gebruiksreglement Stadsarchief Vlaardingen 2024.