Initiatief voor de ruimtelijke omgeving? Betrek de buurt!

Heeft u een initiatief voor de ruimtelijke omgeving? Zoals een (ver)bouwplan of het aanleggen van een inrit? Heeft u hiervoor één of meer omgevingsvergunningen nodig? Weet dan dat de gemeente Vlaardingen het belangrijk vindt dat u de omgeving op tijd betrekt bij uw initiatief. Dit noemen we participatie. U moet de participatie wel zelf organiseren. We geven graag tips hoe u dit aan kunt pakken. Voor de leesbaarheid noemen we alle plannen voor de ruimtelijke omgeving ‘initiatief’.

Grotere kans op draagvlak

Door participatie weet u zo vroeg mogelijk welke belangen en ideeën de mensen in uw omgeving hebben over uw initiatief. Door bezwaren, maar juist ook goede ideeën met elkaar te bespreken, kunt u uw initiatief nog beter maken en is er meer kans op draagvlak. De praktijk bewijst dat zorgvuldige participatie minder bezwaren oplevert. Daardoor kan een initiatief vaak sneller worden uitgevoerd.

Onderdeel van de vergunningaanvraag

Bij uw aanvraag voor een omgevingsvergunning moet u aangeven of u aan participatie heeft gedaan, en zo ja hoe en wat daar uit is gekomen. De gemeente neemt dit mee in de afweging voor de omgevingsvergunning. Participatie is niet altijd verplicht, maar wel verstandig. De gemeenteraad heeft daarnaast een lijst (pdf, 138 kB) van gevallen en situaties vastgesteld waarbij participatie wél verplicht is. Als de gemeente vindt dat u uw omgeving niet voldoende hebt betrokken, kan de gemeente u vragen dit alsnog te doen. Dit kan wel consequenties hebben voor de doorlooptijd van de vergunning.

Officiële proces blijft

Participatie vervangt niet het officiële proces van bezwaar en beroep. Zodra u de omgevingsvergunning hebt gekregen, start dit officiële proces. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom de omgevingsvergunning dan alsnog ingetrokken wordt. Onvoldoende participatie bijvoorbeeld. Dus is het verstandig participatie zorgvuldig te organiseren.

Participatie: wanneer wel of niet?

Participatie is een belangrijk onderdeel van de Omgevingswet. De wet stimuleert initiatiefnemers de omgeving zoveel mogelijk te betrekken bij hun initiatief. Participatie is altijd wenselijk, maar binnen de Omgevingswet niet altijd verplicht. In het volgende schema is dit weergegeven:

Schema 1: wel of geen verplichte participatie?

Schema

Hoe bepaalt u welke vorm van participatie verstandig is?

De grootte van uw initiatief bepaalt of uw initiatief in categorie A, B of C valt. Dat bepaalt vaak ook wat het impact van uw initiatief op de omgeving kan zijn. En of ons advies is om participatie op niveau 1, 2 of 3 te organiseren (zie schema 2).

Schema 2: Categorieën initiatieven en aan te raden participatieniveaus:

Categorie	Voorbeelden	Aan te raden niveau (en doel) van de participatie	Welke vorm van participatie past hierbij?	Voorbeelden van hoe u dit kunt doen
A	Aanbouw achterzijde huis, of kappen van een boom, of aanleggen inrit, of dakterras.	1: informeren	betrokkenen informeren inventariseren eventuele zorgen onderzoeken of deze weggenomen kunnen worden	gesprek, mail, brief groepsapp inloopmoment
B	Tussen de één en 10 woningen, of meer dan 100 m2 aan bijgebouw, aanbouw of, tot 1000 m2 aan maatschappelijke sport-, recreatieve of commerciële voorzieningen.	2: raadplegen	betrokkenen laten meepraten belangen van betrokkenen meewegen	informatieavond (online) enquête
C	Meer dan 10 woningen of, meer dan 1.000 m2 aan maatschappelijke, sport-, recreatieve of commerciële voorzieningen of, wijkvoorzieningen voor duurzame energie, of voorzieningen voor grootschalige opwek van energie.	3: advies vragen/ samenwerken	betrokkenen laten meedenken ideeën van betrokkenen meenemen in afweging ontwerp	brainstorm webinar werksessie digipanel

Participatie is altijd maatwerk

Participatie is altijd maatwerk. Over het algemeen bepaalt vooral de grootte van uw initiatief de impact op de omgeving en daarmee het niveau van participatie dat daarbij verstandig is. Maar dat hoeft niet. Breng daarom altijd zo nauwkeurig mogelijk in beeld op wie uw initiatief invloed heeft, en schat in hoe men tegenover uw plan staat. Pas daarop ook uw participatieaanpak aan.

Voorbeeld 1: u wilt twee huizen grondig renoveren. Dit valt dus in categorie C. Het zijn echter gemeentelijke monumenten. Er is daarmee weinig ruimte voor meedenken vanuit de omwonenden. Dan is participatie op niveau 1, dus informeren, de meest logische optie.

Voorbeeld 2: u wilt 500 huizen gaan bouwen aan de rand van de gemeente. De grootte van het project (categorie C) zou participatieniveau 3 kunnen vragen. Er zijn echter geen direct omwonenden en de infrastructuur kan het aan. In dat geval is de impact op de omgeving gering en kunt u volstaan met participatieniveau 1, informeren.

Project categorie A: hoe werkt het?

Bij initiatieven uit categorie A is het vooral verstandig uw omgeving te informeren over uw initiatief (niveau 1). U heeft dan waarschijnlijk voldoende aan de tips uit schema 2.

Project categorie B of C: hoe werkt het?

Valt uw initiatief in categorie B of C? Dan is het verstandig de omgeving minimaal te raadplegen, en waar het kan om advies te vragen of mee te laten werken (niveau 2 of 3). Het kan dan verstandig zijn eerst in gesprek te gaan met de gemeente. U leest hier meer.

Past uw initiatief in het omgevingsplan?

Past uw initiatief in het omgevingsplan (voorheen bestemmingsplan)? Dan kunt u een vergunningcheck doen in het omgevingsloket via omgevingswet.overheid.nl. U ziet dan meteen of u een omgevingsvergunning aan kunt vragen. Ook ziet u of participatie verplicht is, of dat u nog andere acties moet ondernemen. Is uw initiatief in strijd met het omgevingsplan? Dan kijkt de gemeente of uw initiatief door de intaketafel van de gemeente moet worden besproken. Daar wordt gekeken of uw initiatief wenselijk is. Is dat zo, dan wordt uw initiatief besproken aan de omgevingstafel. Hier verkent u als initiatiefnemer de haalbaarheid van uw initiatief, samen met diverse experts van de gemeente en andere relevante partijen op het gebied van bijvoorbeeld wonen, verkeer, milieu én participatie. Vervolgens bepaalt u zelf of u een omgevingsvergunning aanvraagt voor uw initiatief.

Hoe beoordeelt de gemeente de participatie?

Wanneer u een omgevingsvergunning aanvraagt, kijkt de gemeente ook hoe u de participatie hebt georganiseerd.
De gemeente kijkt naar:

A.   Wie heeft u betrokken bij uw initiatief?
B.   Hoe heeft u hen betrokken? Op welk participatieniveau? Wat is er door de omgeving ingebracht?
C.   Wat heeft u gedaan met de resultaten van de participatie?

We geven hierna een aantal suggesties wie u per niveau kunt betrekken. En hoe u ze het beste kunt betrekken. Neem dit op in het participatieverslag. Beschrijf ook de resultaten van wat u heeft opgehaald. U mag dit op uw eigen wijze doen.

Schema 3: Wie en hoe betrekken en verslaglegging per niveau:

	Wie heeft u betrokken?	Hoe heeft u betrokken?	Resultaten van de participatie?
Niveau 1: informeren	buren en direct omwonenden. de mensen die betrokken zijn bij het bedenken en uitvoeren van uw initiatief, zoals de architect of aannemer.	Meestal is het voldoende als u de betrokkenen informeert, vragen beantwoordt en zoveel mogelijk zorgen wegneemt over bijvoorbeeld privacy, groen en bouwoverlast.	Maak een overzicht van de participatiestappen die u heeft gezet en wat de (tussentijdse) resultaten zijn, deel deze gedurende het hele proces ook met de betrokkenen.
Niveau 2: raadplegen	buren en direct omwonenden. de mensen die betrokken zijn bij de ontwikkeling en uitvoering van uw initiatief, zoals de architect of aannemer. buurtgenoten, wijkplatform. de mogelijke gebruikers, huurders of kopers van uw initiatief. instanties of personen die u nodig heeft om uw initiatief te realiseren, zoals een waterschap.	Naast het informeren kunt u betrokkenen vanuit hun rol mee laten praten over uw initiatief. Probeer daarbij te kijken waar u uw initiatief kunt aanpassen, zodat het beter aansluit bij de wensen die er zijn.	Maak een overzicht van de participatiestappen die u heeft gezet en wat de (tussentijdse)resultaten zijn, deel deze gedurende het hele proces ook met de betrokkenen. Geef aan wat er door de omgeving is ingebracht. Geef ook aan wat volgens de omgeving de sterke en minder sterke punten van uw initiatief zijn. Houd presentielijsten bij en maak verslagen van bijvoorbeeld informatieavonden. Geef aan wat u gedaan hebt met de resultaten van de participatie. Heeft de inbreng van betrokkenen bijvoorbeeld geleid tot aanpassing van het initiatief, en op welke manier? Geef aan wat u wel en niet hebt kunnen doen en wat daarbij de overwegingen zijn geweest. Evalueer tijdens en na het proces en leg de evaluaties ook vast.
Niveau 3: advies vragen/ samenwerken	buren en direct omwonenden. de mensen die betrokken zijn bij de ontwikkeling en uitvoering van uw initiatief, zoals de architect of aannemer. buurtgenoten, wijkplatform. de mogelijke gebruikers, huurders of kopers van uw initiatief. instanties of personen die u nodig heeft om uw initiatief te realiseren, zoals een waterschap. belangenverenigingen.	Intensieve participatie is geschikt als nog niet alles vast staat. Laat betrokkenen meedenken over uw initiatief. Laat alternatieven zien, of inventariseer de ideeën die er zijn. Kijk goed of u uw initiatief beter kunt maken met de inbreng van de betrokkenen.	Maak een overzicht van de participatiestappen die u heeft gezet en wat de (tussentijdse)resultaten zijn, deel deze gedurende het hele proces ook met de betrokkenen. Geef aan wat er door de omgeving is ingebracht. Geef ook aan wat volgens de omgeving de sterke en minder sterke punten van uw initiatief zijn. Houd presentielijsten bij en maak verslagen van bijvoorbeeld informatieavonden. Geef aan wat u gedaan hebt met de resultaten van de participatie. Heeft de inbreng van participanten bijvoorbeeld geleid tot aanpassing van het initiatiefnemer en op welke manier? Geef aan wat u wel en niet hebt kunnen doen en wat daarbij de overwegingen zijn geweest. Evalueer tijdens en na het proces en leg de evaluaties ook vast.

Verdere tips

Goede voorbereiding:

Overleg met de betrokkenen op de locatie waar het initiatief straks komt en nodig mensen tijdig uit, houd rekening met vakanties.
Gebruik begrijpelijke taal en werk met beelden: het is gemakkelijker meedoen als men weet hoe het eruit ziet.
Verplaats u in de omwonenden: hoe zou u reageren op een initiatief in uw straat? Besef dat mensen best onzeker kunnen worden van veranderingen in hun directe leefomgeving.
Het kan helpen te werken met thema’s zoals groen, verkeer, parkeren, zodat u alle onderdelen van uw initiatief goed aandacht kunt geven.
Omwonenden weten vaak veel over hun omgeving. Bereid u dus goed voor op vragen uit de buurt over bijvoorbeeld beschermde bomen, diersoorten of monumenten.
Als u te maken heeft met veel betrokkenen en belangen, laat het participatieproces dan begeleiden door een ervaren (onafhankelijk) procesbegeleider.

Maak de kaders duidelijk:

Maak duidelijk wat het doel is van uw initiatief.
Geef aan wat de kaders zijn, wat er al vast ligt en waarover nog overleg mogelijk is. Vaak ligt bijvoorbeeld het budget al vast, zijn er al eerder besluiten genomen, of is er simpelweg regelgeving waar u rekening mee moet houden.
Licht toe over welke onderwerpen de betrokkenen wel kunnen meepraten en waarover niet (meer). Het kan helpen om de organisaties die bepalend zijn voor uw initiatief, zoals het waterschap, de provincie en de gemeente, een rol te geven in het proces.
Blijf communiceren, ook als er geen voortgang in het proces is en geef dit dan gewoon aan.

Weet wie de betrokkenen zijn:

Spreken zij namens zichzelf, of vertegenwoordigen ze een groep? Bijvoorbeeld een belangengroep, een buurt of straat.
Weet ook hoe zij zelf onderling de afstemming hebben geregeld.
Stem de manier van communiceren en de werkvorm af op de betrokkenen. Zo loopt het proces prettig en soepel.
Nodig raadsleden uit, zodat zij zich een goed beeld kunnen vormen over het participatieproces.
Om meer ruchtbaarheid te geven aan uw initiatief en uw participatietraject, kunt u overwegen de pers te benaderen.
Maak gebruik van informatie die er al is: de gemeente heeft veel informatie over de Vlaardingse buurten. Zij kunnen u per buurt of wijk adviseren over wat er speelt en welke organisaties en platforms u mogelijk kunt betrekken. De gemeente brengt u graag in contact met medewerkers die u verder kunnen helpen.

Omgevingsvergunning aanvragen

De omgevingsvergunning vraagt u aan via omgevingswet.overheid.nl. Daar vindt u ook de regels voor het indienen van het onderdeel participatie.

En dan… aan de slag!

Eenmaal in het bezit van uw omgevingsvergunning, wilt u natuurlijk met uw initiatief van start. Zorg dat u ook dan blijft communiceren met de betrokkenen. Informeer hen over de werkzaamheden en bij wie zij zich kunnen melden, mocht er overlast ontstaan.