Een evenement organiseren

U wilt een evenement organiseren in de openbare ruimte of in een gebouw dat hier normaal niet voor wordt gebruikt. Het kan zijn dat u daarvoor melding moet doen bij de gemeente of een vergunning moet aanvragen. Dat hangt af van de categorie (0, A, B- of C) waarin uw evenement valt. De gemeente bepaalt onder welke categorie uw evenement valt. Dit hangt af van:

  • het aantal personen dat tegelijkertijd aanwezig is;
  • het soort evenement;
  • het tijdstip waarop het evenement plaatsvindt;
  • hoe hard het geluid is; 
  • of er een springkussen geplaatst wordt; 
  • of er objecten geplaatst worden die al dan niet groter zijn dan 25 m²;
  • hoeveel hulpdienstmedewerkers er nodig zijn om het evenement veilig te laten verlopen.

Als u na het lezen van onderstaande informatie twijfelt onder welke categorie uw evenement valt, kunt u contact opnemen met het team Openbare Orde en Veiligheid. Voor een categorie A-evenement moet de aanvraag met alle bijlagen vier weken voordat het evenement plaatsvindt compleet worden ingeleverd. Voor een categorie B- of C- evenement is dit acht weken. Als u twijfelt houdt dan rekening met de langste periode, zodat u altijd op tijd uw aanvraag doet. 

Let op

We adviseren u, zeker als het de eerste keer is dat u een evenement organiseert, de aanvraag eerder in te dienen dan de genoemde termijnen. We kunnen u helpen zodat u uw aanvraag met onze hulp op tijd compleet kunt maken. 

Heeft u vragen? Stuur een bericht naar bijzonderewetten@vlaardingen.nl of bel met (010) 248 4000. We helpen u graag verder.

Melding 0-evenement

Voor kleine activiteiten in de buurt of op straat maakt u een melding bij de gemeente. Doe dit uiterlijk vijf werkdagen voor het evenement.

Hieronder staan de voorwaarden om uw evenement alleen te hoeven melden:

  • er mogen niet meer dan 250 personen tegelijkertijd aanwezig zijn;
  • het evenement vindt plaats van maandag tot en met zaterdag tussen 09.00 en 23.00 uur of op een zon- of feestdag tussen 13.00 en 23.00 uur;
  • muziek is niet toegestaan vóór 07.00 uur of ná 22.00 uur en het geluidsniveau (jpg, 19 kB) op de gevels van omringende woningen is maximaal 70 dB(A);
  • het evenement vindt niet plaats op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats en mag geen belemmering vormen voor het verkeer en de hulpdiensten;
  • er worden slechts kleine objecten geplaatst met een oppervlakte van minder dan 25 m² per object. Bij het plaatsen van een springkussen is een evenementenvergunning nodig. Heeft u deze niet, dan mag u het springkussen niet plaatsen.

Voldoet uw evenement aan de voorwaarden hierboven, dan kunt u uw evenement melden (pdf, 202 kB).

A-evenement 

Een A-evenement is niet grootschalig of risicovol, bijvoorbeeld een braderie of een straatspeeldag. U heeft hier wel een vergunning voor nodig. De complete aanvraag voor een A–evenement moet u vier weken voor het evenement indienen. 

U moet de volgende stukken aanleveren voor een A-evenement:

  • Een volledig ingevuld en ondertekend aanvraagformulier (pdf, 259 kB);
  • Bij meer dan 250 bezoekers is het nodig dat u een veiligheidsplan (pdf, 4 MB) meestuurt; 
  • Als u tenten plaatst die groter dan 25m² zijn, moet er een tentboek en een certificaat van de brandveiligheid van het tentdoek worden ingeleverd. (Dit boek is opvraagbaar bij de verhuurder van de tent); 
  • Bij het plaatsen van een podium, tribune, klimwanden, pontons etc. is het nodig dat er een bouwboek en constructiegegevens worden ingeleverd. Bij een podium lager dan 1 meter en kleiner dan 75 m² zonder overkapping is dit niet nodig;
  • Een plattegrond (zie ook de voorbeeldplattegrond (12 MB) om te zien wat erop moet staan);
  • Een ontruimingsplan als er overnacht wordt, al dan niet in een tent of gebouw;
  • Bewonersbrief waarmee u de omgeving van het evenement informeert.

Wat moet ik vermelden op de plattegrond van het evenement?

  • Alle objecten en bijbehorende afmetingen moeten ingetekend zijn. Ook vluchtroutes, toiletten, fietsenstalling, parkeermogelijkheden, plaatsen waar eten wordt bereid, afsluitingen van wegen met verkeersregelaars en eventueel een EHBO post moeten ingetekend worden op de plattegrond. 
  • Eventuele afsluitingen: als u wegen of parkeerplaatsen wilt afsluiten, geef dan in uw aanvraag en op de plattegrond aan waar de afsluitingen zijn en wanneer en hoe lang dit wordt afgesloten.

Let op: maakt u tijdens uw evenement gebruik van wegwerpbekers en – bakjes die plastic bevatten? Bekijk dan de actuele regelgeving. 

B- en C- evenementen

Voor het organiseren van grootschalige of risicovolle evenementen is altijd een B- of C-evenementenvergunning nodig. Als uw evenement in de categorie B of C valt, moet dit evenement vóór 1 oktober van het jaar ervoor bij de gemeente worden gemeld. In december van dat jaar hoort u of uw evenement door kan gaan. De complete aanvraag voor een B- of C–evenement moet u acht weken voor het evenement indienen. 

U moet de volgende stukken aanleveren voor een B- of C-evenement:

  • Een volledig ingevuld en ondertekend aanvraagformulier (pdf, 259 kB);
  • Een plattegrond/tekening (zie voorbeeldplattegrond (12 MB)) van het terrein op schaal en voorzien van noordpijl en een legenda, waarop alle te plaatsen objecten, calamiteitenroutes, vluchtroutes ingetekend zijn;
  • Bewonersbrief waarmee u de omgeving van het evenement informeert;
  • Een draaiboek (In een draaiboek staan in tijdsvolgorde welke gebeurtenissen, afspraken en taken bij het evenement horen. U geeft aan wie verantwoordelijk is voor welke taak op welk moment en welke plaats);
  • Als u tenten plaatst die groter dan 25m² zijn, moet er een tentboek en een certificaat van de brandveiligheid van het tentdoek te worden ingeleverd (dit boek is opvraagbaar bij de verhuurder van de tent); 
  • Bij het plaatsen van een podium, tribune, klimwanden, pontons etc. is het nodig dat er een bouwboek en constructie gegevens worden ingeleverd. Bij een podium lager dan 1 meter en kleiner dan 75 m² zonder overkapping is dit niet nodig;
  • Een veiligheidsplan (pdf, 4 MB)
  • Een beveiligingsplan (hierin ook de beveiligers vermelden);
  • Een medisch plan (EHBO post/ hoeveel mensen);
  • Een geluidsplan (alleen bij muziek ten tijde van het evenement);
  • Een mobiliteitsplan.

Let op: maakt u tijdens uw evenement gebruik van wegwerpbekers en – bakjes die plastic bevatten? Bekijk dan de actuele regelgeving. 

Wat gebeurt er met uw aanvraag?

Als uw aanvraag op tijd is ingediend, gaan we bekijken of de aanvraag compleet is. Ook beoordelen we of het evenement dat u wilt houden ook mogelijk is, bijvoorbeeld of de locatie geschikt is. We vragen zo nodig advies aan de politie, de brandweer en andere adviseurs. Als er naar aanleiding hiervan vragen zijn of we hebben meer gegevens nodig, dan nemen we contact met u op. 

Als u een vergunning krijgt voor een B- of C-evenement, wordt deze ook gepubliceerd op officielebekendmakingen.nl. Belanghebbenden krijgen dan de mogelijkheid een reactie te geven op het evenement. Er kan daarna besloten worden om het evenement in aangepaste vorm door te laten gaan of in zijn geheel niet door te laten gaan. 

Hulp nodig? 

Voor een persoonlijke afspraak of andere vormen van hulp, kunt u altijd een e-mail sturen naar bijzonderewetten@vlaardingen.nl of bel met (010) 248 4000.

Subsidie veiligheidsmaatregelen

De gemeente Vlaardingen heeft voor evenementorganisatoren zonder winstoogmerk een subsidieregeling (zie lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR705095/1). Deze regeling is bedoeld om hen te ondersteunen in de kosten voor de benodigde veiligheidsmaatregelen tijdens een evenement. 

Wat betekent dit voor u? 

U kunt een aanvraag doen voor een tegemoetkoming in deze kosten. De subsidie is maximaal 50% van de begroting van het evenement met een maximum van € 5.000,-. In totaal is er per jaar € 100.000,- beschikbaar.

Hoe kunt u een aanvraag doen?

U kunt uw aanvraag doen bij het team Openbare Orde & Veiligheid door een e-mail te sturen naar bijzonderewetten@vlaardingen.nl met:

  • Een beschrijving van de middelen die u inzet om het evenement veilig te laten verlopen;
  • De kosten van deze middelen;
  • De offertes of andere bewijzen om de kosten te onderbouwen.

Binnen vier weken nemen we een besluit op uw aanvraag.

Heeft u nog vragen over deze regeling? Neem dan contact op met het team Openbare Orde & Veiligheid via bijzonderewetten@vlaardingen.nl of bel met (010) 248 4000.